1. 展會(huì)名稱
展覽會(huì)的名稱一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容:基本部分、限定部分和行業(yè)標(biāo)識(shí)。如"第93屆中國(guó)出口商品交易會(huì)"，如果按上述三個(gè)內(nèi)容對(duì)號(hào)入座，則基本部分是"交易會(huì)"，限定部分是"中國(guó)"和"第93屆"，行業(yè)標(biāo)識(shí)是"出口商品"。
下面分別對(duì)這三個(gè)內(nèi)容作一些說明:
基本部分:用來表明展覽會(huì)的性質(zhì)和特征，常用詞有:展覽會(huì)、博覽會(huì)、展銷會(huì)、交易會(huì)和"節(jié)"等。
限定部分:用來說明展會(huì)舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和展會(huì)的性質(zhì)。
展會(huì)舉辦時(shí)間的表示辦法有三種:一是用"屆"來表示。二是用"年"來表示，三是用"季"來表示。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)、2003年廣州博覽會(huì)、法蘭克福春季消費(fèi)品展覽會(huì)等。在這三種表達(dá)辦法里，用"屆"來去示最常見，它強(qiáng)調(diào)展會(huì)舉辦的連續(xù)性。那些剛舉辦的展會(huì)一般用"年"來表示。展會(huì)舉辦的地點(diǎn)在展會(huì)的名稱里也要有所體現(xiàn)，如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的"大連"。
展會(huì)名稱里體現(xiàn)展會(huì)性質(zhì)的詞主要有"國(guó)際"、"世界"、"全國(guó)"、"地區(qū)"等。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的"國(guó)際"表明本展會(huì)是一個(gè)國(guó)際展。
行業(yè)標(biāo)識(shí):用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的"服裝"表明本展會(huì)是服裝產(chǎn)業(yè)的展會(huì)。行業(yè)標(biāo)識(shí)通常是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的某一個(gè)產(chǎn)品大類。
2、展會(huì)地點(diǎn)
策劃選擇展會(huì)的舉辦地點(diǎn)，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:一是展會(huì)在什么地方舉辦，二是展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦。
策劃選擇展會(huì)在什么地方舉辦，就是要確定展會(huì)在哪個(gè)國(guó)家、哪個(gè)省或者是哪個(gè)城市里舉辦。
策劃選擇展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦，就是要選擇展會(huì)舉辦的具體地點(diǎn)。具體選擇在哪個(gè)展館舉辦展會(huì)，要結(jié)合展會(huì)的展覽題材和展會(huì)定位而定。另外，在具體選擇展館時(shí)，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。
3、辦展機(jī)構(gòu)
辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會(huì)的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府部門和新聞媒體等。
根據(jù)各單位在舉辦展覽會(huì)中的不同作用，一個(gè)展覽會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種:主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。
主辦單位:擁有展會(huì)并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會(huì)的所有權(quán)。
承辦單位:直接負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、組織、操作與管理，并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位。
協(xié)辦單位:協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔(dān)展會(huì)的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。
支持單位:對(duì)展會(huì)主辦或承辦單位的展會(huì)策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。
4、辦展時(shí)間
辦展時(shí)間是指展會(huì)計(jì)劃在什么時(shí)候舉辦。辦展時(shí)間有三個(gè)方面的含義:一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會(huì)的籌展和撤展日期。三是指展會(huì)對(duì)觀眾開放的日期。
展覽時(shí)間的長(zhǎng)短沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的展會(huì)具體而定。有些展會(huì)的展覽時(shí)間可以很長(zhǎng)，如"世博會(huì)"的展期長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月甚至半年;但對(duì)于占展會(huì)絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是3-5天為宜。
5、展品范圍
展會(huì)的展品范圍要根據(jù)展會(huì)的定位、辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢(shì)和其他多種因素來確定。
根據(jù)展會(huì)的定位，展品范圍可以包括一個(gè)或者是幾個(gè)產(chǎn)業(yè)，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類，例如，"博覽會(huì)"和"交易會(huì)"的展品范圍就很廣，如"廣交會(huì)"的展品范圍就超過10萬(wàn)種，幾乎是無(wú)所不包;而德國(guó)"法蘭克福國(guó)際汽車展覽會(huì)"的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個(gè)。
6、辦展頻率
辦展頻率是指展會(huì)是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。展覽業(yè)的實(shí)際情況看，一年舉辦一次的展會(huì)最多，約占全部展會(huì)數(shù)量的80%，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會(huì)也不少，不定期舉辦的展會(huì)已經(jīng)是越來越少了。
辦展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個(gè)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個(gè)生命周期，產(chǎn)品的生命周期對(duì)展會(huì)的辦展頻率有重大影響。
產(chǎn)品的投入期和成長(zhǎng)期是企業(yè)參屜的黃金時(shí)期，展會(huì)的辦展頻率要牢牢抓住這兩個(gè)時(shí)期。
7、 展會(huì)規(guī)模
展會(huì)規(guī)模包括三個(gè)方面的含義:一是展會(huì)的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會(huì)的觀眾有多少。在策劃舉辦一個(gè)展會(huì)時(shí)，對(duì)這三個(gè)方面都要作出預(yù)測(cè)和規(guī)劃。
在規(guī)劃展會(huì)規(guī)模時(shí)，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會(huì)規(guī)模的大小還會(huì)受到會(huì)觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。
8、展會(huì)定位
通俗地講，展會(huì)定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會(huì)"是什么"和"有什么"，具體地說，展會(huì)定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況，通過建立和發(fā)展展會(huì)的差異化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使自己舉辦的展會(huì)在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個(gè)鮮明而獨(dú)特的印象的過程。
展會(huì)定位要明確展會(huì)的目標(biāo)參展商和觀眾、辦展目標(biāo)、展會(huì)的主題等。
9.展會(huì)價(jià)格和展會(huì)初步預(yù)算
展會(huì)價(jià)格就是為展會(huì)的展位出租制定一個(gè)合適的價(jià)格。展會(huì)展位的價(jià)格往往包括室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格和室外展場(chǎng)的價(jià)格，室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格又分為空地價(jià)格和標(biāo)準(zhǔn)層位的價(jià)格。
在制定展會(huì)的價(jià)格時(shí)，一般遵循"優(yōu)地優(yōu)價(jià)"的原則，即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價(jià)格往往要高一些。展會(huì)初步預(yù)算是對(duì)舉辦展會(huì)所需要的各種費(fèi)用和舉辦展會(huì)預(yù)期以獲得的收入進(jìn)行的初步預(yù)算。
在策劃舉辦展會(huì)時(shí)，要根據(jù)市場(chǎng)情況給展會(huì)確定一個(gè)合適的價(jià)格，這樣對(duì)吸引目標(biāo)參展商參加展會(huì)十分重要。
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